オープンキャンパスをキャンセルするときは？方法や注意ポイントを解説
予約していたオープンキャンパスを、キャンセルせざるを得ないときもあるでしょう。
前提として、オープンキャンパスをキャンセルすることは可能です。
そしてキャンセルをする際は、慌てず手順に沿ってキャンセルの手続きをしましょう。
今回は、オープンキャンパスのキャンセル方法や注意点について詳しく解説しています。
キャンセル手続きで使える電話例やメールの文面も載せているので、ぜひ参考にしてください。
〈目次〉
・オープンキャンパスのキャンセル方法は学校によって違う
・オープンキャンパスのキャンセル方法と対応例
・オープンキャンパスのキャンセルにおけるマナー
・オープンキャンパスをキャンセルする際の注意点
・まとめ
オープンキャンパスのキャンセル方法は学校によって違う
オープンキャンパスのキャンセル方法は、学校によって異なります。
なのでまずは、参加予定の学校の公式サイトを確認しましょう。
基本的にオープンキャンパスの案内ページを開けば、キャンセル方法を確認することができるはずです。
キャンセル方法には、主に以下の4つが挙げられます。
●オープンキャンパスのお問い合わせフォームを利用した手続き
●オープンキャンパスサイトのマイページからの手続き
●予約受付メールに添付されたキャンセル用のURLからの手続き
●電話による手続き
キャンセルをすることが決まった際は、学校の案内に従って速やかに手続きを行いましょう。
オープンキャンパスのキャンセル方法と対応例
ここでは、オープンキャンパスのキャンセル方法と対応例について紹介します。
■電話の場合
まずは、電話の場合です。
電話を掛ける際は、以下のマナーを意識すると良いでしょう。
●落ち着いた状態で話す
●相手が聞き取りやすい声のトーン、スピードで話す
●最初に名乗る
●キャンセルしたい旨を簡潔に伝える
●相手が電話を切ってから静かに電話を切る
実際に電話を掛ける際は、下記の例を参考にしてください。
………………………………………………………
お忙しいところ恐れ入ります。
〇月〇日のオープンキャンパスに予約させていただいてます、〇〇高校〇〇科の（氏名）と申します。
急遽都合がつかなくなったため、オープンキャンパスをキャンセルさせていただきます。
突然の連絡で、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
別日程で参加できれば、ぜひそちらに参加させていただきたいと存じます。
それでは、失礼します。
…………………………………………………………
電話によるキャンセル手続きの場合は、直接話をする分、緊張も伴うでしょう。
しかし、落ち着いて簡潔に用件を伝えれば問題ありません。
誠意を持ってキャンセルの旨を伝えれば、相手もきちんと理解してくれます。
過度な不安は持たずに電話を掛けてください。
■メール・問い合わせフォームの場合
メールや問い合わせフォームからキャンセル手続きをする際は、以下のマナーを意識しましょう。
●丁寧な言葉遣いで書く
●誤字脱字等がないようにする
●件名は内容を簡潔にまとめる
●正しい宛名、宛先を入力する
●キャンセルしたい旨を簡潔に伝える
●自分の情報(氏名、高校名、学科名、学年、連絡先)を漏れなく記載する
実際に送信する文面は、下記を参考にしてください。
……………………………………………………………
件名：【オープンキャンパスキャンセルのご連絡】〇〇高校〇〇科（氏名）
本文
△△大学(専門学校) オープンキャンパス担当者様
お世話になっております。
〇月〇日のオープンキャンパスを予約しておりましたが、急に都合がつかなくなってしまい、参加が難しくなりました。
誠に勝手ではございますが、オープンキャンパスをキャンセルさせていただきます。
別日程で参加できる機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
ご多用の中、お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。
（氏名）
〇〇高校〇〇科〇年
電話番号：●●●-●●●-●●●●
メールアドレス：xxxxxx@～
……………………………………………………………
メールや問い合わせフォームは文字だけで誠意を伝えることになります。
失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
そして、送信する前にもう一度文面を見直すことも大事です。
もし不安であれば、身近な人に文面をチェックしてもらうのも良いでしょう。
オープンキャンパスのキャンセルにおけるマナー
オープンキャンパスのキャンセルにおけるマナーは、以下の通りです。
■無断キャンセルはしない
まず、無断キャンセルをしてはいけません。
無断キャンセルは、学校側に大きな迷惑を掛けます。
各学校ではオープンキャンパスの際にさまざまなプログラムが開催されます。
学校側が予約人数に応じて準備をしているので、無断キャンセルがどれほど迷惑をかけることになるか想像してみてください。
例えば、医療系大学では医師体験ができる体験実習を開催しています。
専門学校では料理分野であれば調理、美容分野であればメイクアップの体験実習などがあります。
無断キャンセルをすると、学校側が準備していたものが全て無駄になってしまいます。
そのため、キャンセルをする場合には必ず連絡をしてください。無断キャンセルは非常に悪い印象を与えます。
■なるべく当日キャンセルは避ける
当日のキャンセルもなるべくしないようにしましょう。
ただ、体調不良や急な家庭の事情などにより突然参加できなくなるのは、致し方ないことです。
やむを得ず当日キャンセルをする場合は、きちんと連絡をして事情を伝えましょう。
■自分勝手な理由でのキャンセルはしない
当日になって「行くのが面倒になった」などの自分勝手な都合でのキャンセルは、学校側に迷惑を掛けます。
オープンキャンパスは学校側にとって大きなイベントであり、準備にはたくさんの人が関わっています。
自分たちのために前もって準備をしている学校側のことも、きちんと理解しておきましょう。
予約する際も、参加意思が固まっているオープンキャンパスのみを予約するようにしましょう。
オープンキャンパスをキャンセルする際の注意点
オープンキャンパスをキャンセルする際は、以下の点にも注意ください。
■自分の学校の印象が下がる
オープンキャンパスをキャンセルすると、自分の学校の印象が下がることもあります。
特に、無断キャンセルをした場合は「マナーが身に着いていない生徒のいる学校」という印象を与えてしまいます。
もちろん、やむを得ない事情によるキャンセルについては仕方ありません。
ただし自分の学校の印象を下げる行為によって、後輩の受験に悪影響を及ぼす可能性があることも意識しておきましょう。
■オープンキャンパス参加が出願条件の場合もある
オープンキャンパスに参加が出願条件になっている場合も、注意が必要です。
このような条件の入試を検討している場合、オープンキャンパスに参加しなければ出願自体できなくなります。
そのため、キャンセルをする際には、入試への影響がないか念のため学校側に確認しておきましょう。
■面接でオープンキャンパスの話題を使えなくなる
総合型選抜や学校推薦型選抜などの面接が行われる入試では、オープンキャンパスに参加したかを確認されることがあります。
オープンキャンパスに参加しなかった場合、面接でオープンキャンパスについての話題を出すことができなくなります。
反対にオープンキャンパスに参加していれば、面接時に、模擬授業などの感想と自分の志望動機を絡めてPRすることもできます。
オープンキャンパスへ参加することは、面接時に使用できるポジティブなネタにもなるのです。
このように、場合によっては、オープンキャンパスをキャンセルすることで面接時に使える話題が減ってしまう、ということも留意しておきましょう。
まとめ
オープンキャンパスをキャンセルすることは可能ですが、きちんとマナーを守ったうえでキャンセル手続きを行いましょう。
無断キャンセルや自分勝手な都合によるキャンセルは、くれぐれも控えてください。
当日キャンセルも、やむを得ない事情でない限りしないようにしましょう。
キャンセルせざるを得ない事態になった際は、学校の案内に従いながら速やかに手続きを進めてください。
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